Coordinator, IT Operations (Contract) – Coordonnateur/coordonnatrice, Opérations TI (Contrat)

  • Full Time
  • London

Miller Thomson

Veuillez trouver la version française ci-après.

As a recognized national business law firm, we support, grow, and impact our communities through our work. We help entrepreneurs, companies, and professionals shape and build the Canadian economy.

When you start a career with Miller Thomson, you join a firm that puts its people first. We provide the opportunity to influence the course of your career, community, and workplace with the support and backing of a national organization. While teamwork and collaboration are hallmarks of our culture, we accept and encourage individuality. You can expect a friendly, safe, and supportive environment where your colleagues will rally around to help you succeed.

Find the spark that will propel your career to new heights. Apply today to join a firm that is dedicated to you.

We are currently seeking an enthusiastic Coordinator, IT Operations to join our IT team. This opportunity is a 12-month contract and can be based out of any of our offices nationally .

The IT Operations Coordinator provides high-quality administrative support to the Information Technology Department within the organization.

The tasks include managing the daily schedule, setting up professional and personal appointments and attending to the different means of communication such as emails, calls, and mail. Acts as a liaison and first point of contact and facilitates the efficient operation of the department. Prepares purchase orders, presentations and documents. Files and organizes paper and electronic documents, such as emails, reports, agreements and other administrative records.

To be successful in this role, it is essential to demonstrate exceptional organizational, time management and communication skills. This position requires high levels of initiative, flexibility, responsiveness and great attention to detail. Being a contributing team member is essential, along with work-hour flexibility to accommodate business needs.

Key Responsibilities:

Administrative Duties

  • Monitor CIO Outlook inbox and respond to emails on behalf as required. Forward any pressing request to appropriate group for escalation ( sysop, Service Desk), etc.
  • Responsible for IT procurement – ensuring the firm is receiving the best possible pricing, investigating whether further discounts can be applied due to promotion/or bulk purchasing.
  • Prepare purchase orders for software/hardware requests and capture all notes related to purchases for future reference.
  • Maintain up-to-date emergency contact list for the IT department and upload it to Airwatch as required.
  • Update/maintain contacts in interaction and vendor contact list.
  • Maintain up-to-date organization chart for the IT department and make changes as required.
  • Prepare agendas and support materials for internal/external meetings.
  • Attend and facilitate IT-related meetings and take minutes and distribute as required.
  • Act as liaison to facilitate translation requests for department while Translation Coordinator is away from the office.
  • Create/monitor/cancel audioconferencing subscriptions for firm members. Support end users when required on how to utilize the service; and provide specific details pertaining to the service.
  • Collect monthly hardware reports from each office location to ensure all office locations are equipped with sufficient hardware to fulfill requests; and move hardware amongst offices as needed.
  • Verify DocuSign licenses – open/close accounts for onboarding/offboarding or current firm members.
  • In some cases, aid in transferring landlines from new onboarding firm members/ aiding in disconnect of previous telecom services.
  • Scheduling and Calendar Management

  • Review and process all IT-related invoices and codes to appropriate accounts. Includes sending related invoices to leads for approval.
  • Assist CIO/ IT department members with travel arrangements – make bookings in advance, prepare an itinerary, coordinate last-minute changes (flights, hotels) maintain travel profiles.
  • Schedule boardroom bookings and or/ ordering catering internal meetings.
  • Responsible for conference/course/group event bookings on behalf of IT members.
  • Administrative Accounting Support

  • Responsible for department credit card and ensuring all transactions are within reason. Run monthly credit card reconciliation against vendor statements on a monthly basis.
  • Review monthly Shared Services Income Statements provided by accounting and provide CAO with breakdown of actuals vs. budget for IT-related accounts.
  • Review monthly GL transaction detail report provided by accounting to ensure no unauthorized transactions have been applied to IT-related accounts.
  • Process submission of IT/Firm members’ expense requisitions.
  • Coordinate wire transfers/cheques with accounting department.
  • Maintain budget spreadsheet for software/hardware purchased throughout the year, enabling ease for next year’s projections.
  • Communication Services

  • Act as a liaison between vendor and accounting department, ensuring prompt payment and providing cheque details –maintain good relationships
  • Externally to the firm, the incumbent takes special interest in building relationships with vendors.
  • Management of Workflow

  • Organize own work, set priorities, work independently on a day-to-day basis, meet critical deadlines and balance multiple objectives.
  • Filing Assistance

  • Manage filing of varies software/hardware agreements, leases, correspondences and meeting summaries related to the aforementioned.
  • Miscellaneous

  • Perform other tasks and duties as required.
  • What you’ll bring:

  • A University/College degree or equivalent work experience.
  • Minimum of 2 years experience working in a law firm environment.
  • Proven analytical skills and demonstration of sound judgment.
  • Strong organizational skills and attention to detail with the ability to prioritize multiple demands.
  • Ability to work independently, follow instructions with minimal supervision and take initiative
  • Willingness to learn and contribute to a team
  • Strong verbal communication and listening skills. 
  • Diplomacy, discretion and a team-oriented, flexible approach.
  • Ability to work across multiple time zones.
  • Strong computer skills and proficiency with MS Word, Excel, PowerPoint and Outlook. Knowledge of Lotus Notes Visio, and Document Management System is an asset.
  • Demonstrated ability to manage high-level travel arrangements and Outlook calendar updates, including multiple international time zones
  • Proven ability to work in a team environment
  • Ability to thrive in a fast-paced and dynamic work environment
  • Proven ability to organize, prioritize, multi-task, drive tasks to completion and change priorities with minimal supervision
  • What we offer:

    We believe in the importance of a Total Compensation package, ensuring our mix of salary is competitive within the market as well as a work-life balance.

    Who we are:

    Miller Thomson LLP is one of Canada’s fastest-growing national business law firms, with ten offices across the country. Our consistent ability to provide practical, creative and cost-effective advice, combined with an unyielding service commitment to our clients and a strong dedication to our lawyers, staff and the communities in which we practice, gives us a unique position in the Canadian legal industry.

    Miller Thomson LLP is an equal-opportunity employer and is committed to equity, diversity, inclusion, and accessibility.

    While we thank all applicants for their interest, due to the high volume of applications we receive, we are unable to respond to queries individually, and only those selected for an interview will be contacted.  No phone calls or agencies, please.

    Miller Thomson will provide accommodation on request throughout the recruitment, selection and assessment process for applicants with disabilities. If you require accommodation, please inform our Talent department of the nature of the accommodation that you may require, to ensure your equal participation.

    En tant que cabinet d’avocats d’envergure nationale reconnue, nous soutenons les collectivités qui nous entourent par notre travail, les faisons prospérer et exerçons une influence sur elles. Nous aidons les entrepreneurs, les sociétés et les professionnels à bâtir et à dynamiser l’économie canadienne.

    En entreprenant une carrière chez Miller Thomson, vous devenez membre d’un cabinet qui place ses gens au cœur de ses préoccupations. Nous vous donnons la possibilité d’avoir une incidence sur votre carrière, votre collectivité et votre milieu de travail en bénéficiant du soutien et de l’aide d’une organisation d’envergure nationale. Bien que le travail d’équipe et la collaboration soient des signes distinctifs de notre culture, nous acceptons et encourageons l’individualité. Vous pouvez vous attendre à évoluer dans un environnement amical, sûr et positif dans lequel vos collègues vous appuieront pour assurer votre réussite.

    Trouvez l’étincelle qui propulsera votre carrière vers de nouveaux sommets. Postulez aujourd’hui même pour vous joindre à un cabinet qui vous sera dévoué.

    Nous sommes à la recherche d’un  Coordonnateur  ou d’une  Coordonnatrice, Opérations TI , enthousiaste, pour rejoindre notre équipe TI. La personne retenue pourra travailler  dans le bureau de son choix  et cette opportunité est un contrat de 12 mois .

    Le coordonnateur ou la coordonnatrice, Opérations TI doit fournir un soutien administratif optimal aux Services technologiques du cabinet.

    Les tâches en question comprennent la gestion au quotidien de l’emploi du temps et des rendez-vous professionnels et personnels ainsi que le traitement des divers outils de communication, notamment les courriels, les appels téléphoniques et le courrier postal. Être le lien et agir comme première personne-ressource et veiller au fonctionnement efficace du service. Préparer les bons de commande, les présentations et les documents. Classer et organiser les documents en format imprimé et électronique, comme les courriels, les rapports, les contrats et tout autre dossier de nature administrative.

    Pour occuper ce poste avec succès, la personne retenue doit avoir d’excellentes compétences en matière d’organisation, de gestion du temps et de communication. Ce poste exige de faire preuve de beaucoup d’initiative, d’une grande flexibilité, de réactivité et d’une grande rigueur. Il est également essentiel d’avoir un bon esprit d’équipe et d’être flexible dans les heures de travail pour pouvoir répondre aux besoins du cabinet.

    Principales responsabilités :

    Tâches administratives

  • Surveiller les messages entrants dans la boîte de réception Outlook du DPT et répondre aux courriels en son nom, lorsqu’il y a lieu. Transmettre toute demande urgente à l’équipe responsable pour qu’elle soit portée à l’attention des personnes concernées (p. ex., sysop, bureau de soutien technique), etc.
  • Assumer la responsabilité des approvisionnements en matériel informatique : s’assurer que le cabinet obtienne les meilleurs prix, vérifier si d’autres réductions peuvent s’appliquer du fait d’une promotion ou d’un achat en gros.
  • Préparer les bons de commande pour les achats de logiciels ou de matériel informatique et conserver toutes les notes relatives aux achats pour consultation ultérieure.
  • Maintenir à jour la liste des personnes-ressources en cas d’urgence pour les Services technologiques et la télécharger sur Airwatch si nécessaire.
  • Mettre à jour la liste des personnes-ressources dans le système InterAction et liste des fournisseurs.
  • Maintenir à jour l’organigramme des Services technologiques et y apporter les modifications nécessaires.
  • Préparer les ordres du jour et la documentation pour les réunions internes ou externes.
  • Assister et animer les réunions concernant les Services technologiques, rédiger les procès-verbaux et les distribuer selon les besoins. 
  • Faire le lien afin de faciliter les demandes de traduction pour les Services technologiques lorsque le coordonnateur des services linguistiques est absent.
  • Créer/surveiller/annuler les abonnements des membres du cabinet aux systèmes d’audioconférence. Si nécessaire, offrir des services de soutien aux utilisateurs sur la façon d’utiliser le service et fournir des précisions concernant le service.
  • Rassembler les rapports mensuels concernant le matériel dans chaque bureau. S’assurer que tous les bureaux disposent d’un matériel suffisant pour répondre aux demandes et déplacer le matériel informatique d’un bureau à un autre lorsque nécessaire.
  • Vérifier les licences de Docusign : ouvrir/fermer les comptes pour les membres du cabinet qui entrent en fonction ou qui quittent leurs fonctions.
  • Dans certains cas, collaborer au transfert des lignes terrestres de nouveaux membres du cabinet ou assister dans la déconnexion des services de télécommunications précédents.
  • Planification et gestion des événements dans le calendrier

  • Aider le DPT ou les membres des Services technologiques à organiser leurs dispositions de voyage : faire les réservations, préparer l’itinéraire, coordonner les changements de dernière minute (vols, hôtels). Maintenir à jour les profils des voyageurs.
  • S’occuper des réservations des salles de réunion ou des repas pour les réunions internes.
  • Effectuer les réservations des conférences, des ateliers de formation et des activités collectives au nom des membres des Services technologiques.
  • Soutien en matière administrative et comptable

  • Passer en revue et traiter toutes les factures liées aux Services technologiques et les associer aux codes appropriés. Transmettre les factures aux responsables pour approbation.
  • Être responsable de la carte de crédit des Services technologiques et vérifier si toutes les transactions sont raisonnables. Effectuer chaque mois le rapprochement des comptes de la carte de crédit avec le relevé du fournisseur.
  • Examiner chaque mois l’état des résultats des services partagés reçus de la comptabilité et fournir au DPT un rapport des montants réels ventilés par rapport au budget pour les comptes liés aux Services technologiques.
  • Passer en revue le rapport mensuel détaillé des transactions du grand livre reçu de la comptabilité pour vérifier qu’aucune transaction non autorisée ne figure parmi les comptes liés aux Services technologiques.
  • Traiter les demandes de remboursement des dépenses des Services technologiques ou des membres du cabinet.
  • Coordonner les paiements par virement de fonds ou par chèque avec le service de la comptabilité.
  • Maintenir à jour le chiffrier du budget destiné aux logiciels ou au matériel informatique achetés tout au long de l’année, afin de faciliter les projections pour l’année suivante.
  • Services de communication

  • Faire le lien entre le fournisseur et le service de la comptabilité en veillant au paiement rapide et en fournissant les informations détaillées sur les chèques. Assurer le maintien de bonnes relations.
  • À l’extérieur du cabinet, accorder un intérêt particulier au maintien de bonnes relations avec les fournisseurs.
  • Gestion du flux des travaux

  • Organiser ses propres tâches, établir les priorités, travailler de manière autonome au quotidien, respecter des délais critiques et équilibrer les objectifs multiples.
  • Aide au classement

  • Classer les accords relatifs aux logiciels et au matériel informatique, la correspondance et les comptes-rendus de réunions des activités susmentionnées.
  • Autres

  • Effectuer toutes autres tâches connexes selon les demandes.
  • Ce que vous apporterez à Miller Thomson :

  • Diplôme universitaire ou collégial ou expérience professionnelle équivalente.
  • Minimum de deux ans d’expérience dans un cabinet juridique.
  • Compétences confirmées en matière d’analytique et bon jugement.
  • Excellent sens de l’organisation, grande rigueur et capacité de hiérarchiser des demandes multiples.
  • Habileté à travailler de façon autonome, à suivre les instructions avec un minimum de supervision et à prendre des initiatives.
  • Volonté d’apprendre et de contribuer à l’esprit d’équipe.
  • Solides compétences en matière de communication verbale et écoute attentive.
  • Diplomatie, discrétion et approche flexible, axée sur le travail d’équipe.
  • Capacité à travailler dans différents fuseaux horaires.
  • Solides compétences informatiques et maîtrise de MS Word, Excel, PowerPoint et Outlook. La connaissance de Lotus Notes Visio et du système de gestion des documents DMS est un atout.
  • Capacité confirmée de gestion des dispositions de voyage complexes et des mises à jour dans le calendrier d’Outlook, y compris dans de multiples fuseaux horaires internationaux.
  • Capacité manifeste à travailler en équipe.
  • Capacité à s’épanouir dans un contexte de travail stimulant et dynamique.
  • Compétences confirmées en matière d’organisation, de hiérarchisation et d’exécution de tâches multiples et de révision des priorités avec un minimum de supervision. 
  • Ce que vous propose Miller Thomson :

    Chez Miller Thomson, nous croyons qu’il est important de proposer un programme de rémunération totale. C’est pourquoi nous veillons à ce que nos salaires et nos divers avantages sociaux soient concurrentiels en plus d’offrir un excellent équilibre travail-famille.

    Aperçu du cabinet :

    Grâce à son positionnement stratégique dans l’ensemble du pays, Miller Thomson figure parmi les cabinets juridiques nationaux dont la croissance est la plus marquée au pays. Si le cabinet occupe aujourd’hui une place unique dans le milieu juridique canadien, c’est grâce à la constance avec laquelle il offre des conseils judicieux, innovateurs et concurrentiels, à son engagement à offrir des services complets et à son dévouement envers ses avocats, son personnel et les collectivités dans lesquelles ses avocats exercent.

    Miller Thomson souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et s’est engagé à respecter les notions d’équité, de diversité, d’inclusion et d’accessibilité.

    Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt; toutefois, en raison du nombre de candidatures, nous ne serons pas en mesure de répondre individuellement aux questions et nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour une entrevue. Les appels téléphoniques ne sont pas acceptés;  Les appels téléphoniques ne sont pas acceptés; les agences sont priées de s’abstenir.

    Miller Thomson veillera, sur demande, à l’accommodement des personnes handicapées tout au long du processus de recrutement, de sélection et d’évaluation. Pour que de telles mesures soient mises en place, veuillez communiquer avec les Services des compétences et indiquer la nature des accommodements nécessaires.


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